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Espérer le mieux, se préparer au pire

Mettez votre entreprise à l’abri des sinistres.

Il faut beaucoup de courage et de détermination pour assurer la prospérité continue d’une entreprise, et il est important de la protéger des sinistres. Toute menace – inondations, incendies, intempéries, atteintes à la sécurité des données, vols et fraudes, etc. – pourrait compromettre vos activités commerciales. Il est certes plus facile de faire l’autruche en évitant de penser aux imprévus, mais il est préférable de prendre les devants en créant un plan de continuité des activités.  

Situations à envisager 

La moitié du travail lorsqu’on élabore un plan de continuité des activités consiste à savoir ce qui peut arriver. La liste des événements susceptibles de faire dérailler vos activités commerciales n’est limitée que par votre imagination, mais aux fins de planification, voyons quels types de menaces sont possibles :

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Scénario de catégorie 1

Un scénario de catégorie 1 vous obligera à faire passer immédiatement l’ensemble de vos employés au télétravail. Le type de perturbation le plus grave peut être causé par ce qui suit :

  • la fermeture d’un immeuble due à une inondation, un incendie ou une explosion;
  • une panne de courant majeure qui dure plusieurs jours; 
  • un dysfonctionnement technologique sur place, comme des dommages à la salle de serveurs ou la perte de la connexion Internet dans l’immeuble;
  • un décret de maintien à domicile de longue durée émis par le gouvernement en raison d’une pandémie ou d’un autre événement associé à un sinistre.

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Scénario de catégorie 2

Dans un scénario de catégorie 2, votre lieu d’affaires physique est encore opérationnel, mais à capacité réduite. Cela pourrait être dû à :

  • des conditions météorologiques extrêmes, comme un blizzard, qui rendent difficile ou dangereux le déplacement du personnel au bureau; 
  • une pandémie durant laquelle le bureau peut rester ouvert, mais avec une capacité de personnel considérablement réduite;
  • la fermeture temporaire d’un immeuble qui vous empêche de rentrer dans votre bureau.

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Scénario de catégorie 3

Dans un scénario de catégorie 3, votre bureau est ouvert, mais vous faites face à des défis inattendus. En voici quelques exemples :

  • des problèmes techniques perturbant la connexion Internet ou le service téléphonique; 
  • un vol interne ou externe d’équipement ou de documents de bureau clés;
  • une faille de sécurité donnant lieu à un accès non autorisé à des dossiers confidentiels de l’entreprise ou à des renseignements confidentiels sur les fonds de l’entreprise;  
  • une grève touchant la livraison postale ou toute autre activité quotidienne.  

Pour commencer

En utilisant ces scénarios comme guide, la planification en cas de sinistre pour votre bureau commence par assigner cette tâche importante aux bonnes personnes. Il faut choisir une personne possédant de bonnes compétences organisationnelles, une bonne éthique de travail et le niveau d’autorité requis pour diriger une équipe de préparation aux situations d’urgence. Il existe plusieurs pratiques de préparation aux situations d’urgence et de reprise après sinistre à prendre en considération.  

  • Tenir à jour une liste de coordonnées de tous les employés, qui inclut plusieurs façons de les joindre (courriel, téléphone à domicile et téléphone cellulaire);
  • Établir une liste de coordonnées des clients, des fournisseurs et du personnel d’entretien des bâtiments. Vous pouvez aller plus loin et établir une liste distincte des clients clés avec lesquels vous pourriez vouloir communiquer directement en cas d’interruption de service;
  • Désigner une personne autorisée à avoir accès aux documents juridiques et bancaires de l’entreprise, aux renseignements sur la paie, aux baux des bâtiments, aux contrats de location d’équipement, aux mots de passe, etc.;  
  • Définir les grandes lignes d’un processus détaillé de sauvegarde des fichiers de l’entreprise, qui doit être géré par l’équipe informatique de l’entreprise ou par le fournisseur. Il faut stocker les données de façon sécuritaire à un autre emplacement, à l’abri de toute menace ou perturbation potentielle au bureau;
  • Documenter tout le matériel et le mobilier du bureau, y compris les logiciels, les outils et les fournitures de bureau. Cette liste essentielle sera probablement nécessaire pour les demandes de règlement d’assurance, si vous subissez des pertes en raison d’un événement.  

Rôles et responsabilités

Un propriétaire d’entreprise aura beaucoup de tâches à accomplir en cas de sinistre ou d’urgence. Il est donc logique d’établir bien à l’avance un guide clair de gestion de ces situations. Assurez-vous qu’il couvre les points clés suivants :

  • Une hiérarchie définie pour mettre un plan d’urgence en action. Le propriétaire de l’entreprise doit pouvoir évaluer l’urgence et le niveau de risque, puis activer le plan avec le directeur du bureau. Il est utile de préparer une liste de vérification accessible qui résume les tâches importantes;
  • Une liste des responsabilités de chaque employé, laquelle indique les fonctions professionnelles essentielles qui peuvent être urgentes;
  • Un plan documenté de la façon dont les tâches peuvent être effectuées à distance;  
  • Un calendrier des fonctions essentielles qui attribue des responsabilités supplémentaires aux employés concernés.  

Bonne communication

Il n’y a pas de bonne planification sans bonne communication. Assurez-vous de savoir comment ajouter un message d’avertissement de crise sur la messagerie vocale, sur le site Web et sur les réseaux sociaux de l’entreprise, surtout si les heures d’ouverture ou la disponibilité des services sont limitées. Si la connexion téléphonique est interrompue, inscrivez-vous à un service de téléphone logiciel temporaire ou à un service voix sur IP (VoIP). Il peut s’agir d’un numéro 1 800 qui peut être activé immédiatement.   

Informez votre personnel bien à l’avance sur les scénarios possibles de perturbation des activités et sur leurs rôles et responsabilités si le plan d’urgence est activé. 

Mise à l’essai 

Vous avez rédigé le plan et dressé vos listes. Vous vous sentez prêts. Il est maintenant temps de s’exercer! Il est important de mettre votre plan à l’épreuve dans le cadre d’un scénario concret et de faire participer tous les employés à l’exécution des tâches qui leur sont attribuées. Ensuite, notez ce qui s’est bien passé et ce qui doit être amélioré. Organisez une réunion de suivi pour discuter des ajustements nécessaires, puis planifiez des exercices trimestriels ou semestriels.  

 La préparation aux situations d’urgence peut sembler être un travail en soi, mais le temps et les efforts en valent la peine en cas de catastrophe. Dans le pire des cas, vous aurez l’esprit tranquille, sachant que votre entreprise dispose de procédures et de processus bien documentés et bien définis pour traverser toute perturbation des activités et s’en remettre.  

Pour en savoir plus sur le plan de continuité des activités, consultez les liens suivants :


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